Assistente Executivo e Administrativo

 Assistente Executivo e Administrativo

Comité Internacional da Cruz Vermelha

 

Descrição:

Como Assistente Executivo e Administrativo, o titular desempenhará um papel fundamental no suporte ao Departamento Sénior, bem como na execução e funcionamento dos programas de saúde, alinhados com os objectivos definidos no planeamento anual da delegação. O Assistente Administrativo colaborará estreitamente com a equipa de saúde para garantir o bom andamento dos projectos. Por outro lado, o Assistente Executivo será responsável por manter um eficiente e atempado contacto com os principais interlocutores institucionais e doadores, além de cuidar da gestão da informação.

 

Funções como Assistente Administrativo:

 

Organizar reuniões e estabelecer contacto em linha com interlocutores, além de reservar salas de reunião.

Assegurar a apresentação atempada dos relatórios internos.

Ser o ponto focal principal para o preenchimento e a correspondência escrita com várias autoridades sanitárias, após a aprovação do coordenador da saúde.

Actuar como ponto focal principal para todos os memorandos de entendimento e preenchimento de Sharepoint 2019 e pastas apropriadas.

Prestar apoio à equipa de saúde em eventos, como seminários e workshops, em colaboração com os departamentos relevantes.

Responsabilizar-se por todos os visitantes/briefing do departamento de saúde e pelas solicitações necessárias de computador, acesso, etc.

Cuidar do sistema de preenchimento do Departamento de Saúde (SharePoint) dentro da organização.

Preparar, acompanhar e divulgar correspondência, memorandos e formulários.

Ser responsável pela correspondência com interlocutores de alto nível, como os responsáveis do Ministério da Saúde, os responsáveis pela saúde das Nações Unidas, os representantes da CVM, os coordenadores de saúde e os representantes de outras ONG, os representantes de outras organizações locais relevantes e da sociedade civil, em coordenação com o coordenador de saúde.

Apoiar os projectos PHC, MHPSS e FA com toda a correspondência necessária.

Fornecer o apoio necessário ao coordenador de saúde para redigir e finalizar memorandos de entendimento.

Arquivar constantemente documentos-chave e actualizar as actividades de saúde.

Ser responsável pelo preenchimento de todos os certificados de doação no TS e pastas apropriadas, bem como realizar o preenchimento necessário e estatísticas relacionadas com as doações.

Ser responsável pelo arquivamento, actualização, contabilidade e introdução atempada de dados de todos os documentos relacionados com o Departamento de Saúde e pelo acompanhamento da distribuição, conforme solicitado pela hierarquia.

Emitir pedidos de deslocação no terreno e de transporte e obter as aprovações necessárias para a equipa de saúde, em conformidade com as regras de segurança e as instruções da subdelegação, e apoiar a equipa de saúde no acompanhamento da abertura e do encerramento do WAD.

Executar qualquer outra tarefa relacionada com os objectivos do departamento de saúde/subdelegação, a pedido do coordenador de saúde.

Funções como Assistente Executivo:

Gerir e coordenar o fluxo de informação, assegurando que o pessoal compreende e aplica as políticas e os procedimentos adequados.

Organizar, apoiar e gerir a utilização de ferramentas de colaboração na subdelegação e actuar como pessoa de referência em matéria de Gestão de Informação.

Redigir e finalizar correspondências, borderos, apresentações internas, atas de reuniões e outros documentos, partilhando informações entre os utilizadores.

Preparar reuniões através da organização de salas e materiais, incluindo a configuração técnica para teleconferências, apresentações e videoconferências.

A nível interno, actuar como ponto de contacto para todo o pessoal que pretenda contactar com a Subdelegação.

A nível externo, actuar como um ponto de contacto para qualquer pessoa que pretenda contactar a Subdelegação (por telefone, correio ou correio electrónico).

Efectuar tarefas de secretariado, tais como fotocópias, destruição de documentos e gestão de arquivos.

Rever, compilar e validar a correspondência com o apoio do AIMO, as apresentações para a direcção, os documentos de decisão e assegurar a partilha de informações entre os utilizadores.

Assegurar que todo o novo pessoal receba instruções e/ou formação sobre os princípios de IM e temas relacionados a nível da subdelegação (preenchimento do TS, ferramentas de IM, gestão de registos, utilização e armazenamento de material de escritório).

Com a orientação do AIMO e do IMCo, dar formação regular a todos os utilizadores e aos centros de informação do IM (ou a qualquer outra pessoa responsável) sobre ferramentas e procedimentos específicos e controlar a eficácia dos conhecimentos adquiridos.

Assistir a direcção actualizando o calendário, o programa e outros instrumentos.

Assegurar que as bases de dados dos contactos sejam conhecidas e actualizadas para a direcção e outras unidades.

Supervisionar a utilização do Sharepoint do PEM, assegurando que a estrutura esteja coerente e bem organizada, seguindo as directrizes existentes em ligação com a AIMO.

Actuar como Gestor de Registos do Local (SRM).

Apoiar o MAP AIMO na supervisão dos departamentos da Subdelegação em matéria de arquivo, emitindo lembretes, monitorizando e chamando a atenção do AIMO para os problemas.

Requisitos:

Grau universitário nas áreas relevantes ou formação em secretariado, saúde pública ou assistência administrativa.

Experiência profissional relevante é uma vantagem.

3 - 5 anos de experiência profissional numa posição semelhante.

Bons conhecimentos de informática.

Bom conhecimento do ambiente geográfico Cabo Delgado.

Excelentes capacidades de comunicação escrita e verbal em português e inglês.

Experiência de trabalho em organizações humanitárias é uma vantagem.

 

Candidatar através do link abaixo até dia 14 de Agosto de 2023:

https://www.emprego.co.mz/candidato/login/vacancy_url=https%3A%2F%2Fwww.emprego.co.mz%2Fvaga%2Fassistente-executivo-e-administrativo%2F&vacancy_id=11837

 

Notas:

Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados.



 

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